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大数据时代背景下的档案管理探讨

时间:2017-09-09 10:21:51作者:open

  【摘要】本文通过查阅相关资料,简要介绍了大数据时代给档案管理方面带来的挑战,并提出了行之有效的提升大数据时代下档案管理工作效率的相关措施,以期能够为我国档案管理工作方面的发展提供有价值的参考。

  【关键词】大数据时代;档案管理;措施

  如今社会发展速度飞快,我国各个领域都处于激烈的市场竞争中,在此过程中越来越多的人意识到档案管理的重要性,并且积极利用新技术、新理念来应对大数据时代给予的挑战,很大程度上提升了档案管理质量。然而由于我国大多数档案管理者不能灵活运用大数据技术来开展工作,从而影响了工作效果,档案管理工作通常较为繁琐,而企业规模的不断扩大也使得档案管理人员的工作量与日俱进,尤其在面对大数据时档案管理人员常常显得有些无措,因此加强对此方面的研究是十分必要的。

  一、大数据时代给档案管理方面带来的挑战

  (一)档案管理理念、模式急需改变。不难发现,我国传统档案管理模式较为单一,其工作流程主要是完成资料的收集后,对其进行分门别类,并为其做好标记以待日后使用,此种方式虽然在大数据时代之前使用具有很好的效果,但实际上也造成了严重的人力资源浪费,并为档案管理人员增加了许多工作量。另外大数据时代档案信息量激增,且档案信息往往涉及到各个领域,造成信息冗杂的现象,若此时依然使用传统方式开展档案管理工作,不仅无法提升工作质量,甚至会造成无法顺利开展档案管理工作的后果,鉴于此,档案管理人员应积极改变工作模式,以适应大数据时代发展现状。

  (二)档案保存形式需要完善。档案保存是开展档案管理工作中的重中之重,若无法很好地保存不仅不利于使用,甚至会造成档案丢失的现象,我国传统档案保存主要以纸制材料为主,然而如今社会发展迅速,多媒体技术被广泛应用于各个领域中,音频、视频等作为多媒体技术的典型技术,其为档案保存提供了新的方式。另外,在使用此种保存方式时应充分分析档案类型,以便于寻找到最适合的保存形式,同时要注重档案的归类工作,在使用大数据技术时将档案关键词充分提取出来,为今后的档案调用提供方便。

  (三)档案管理人员综合素质及能力有待提升。在大数据时代背景下,若档案管理人员无法提升自身能力,则难以适应当下的档案管理工作。如今在开展大多数工作时都离不开科学技术的支持,档案管理工作亦然,档案管理工作经过多年发展已经出现了多种形式,并且拥有了相对完善的技术可供使用,然而目前很多档案管理人员还不具备使用新技术、新设备的能力,同时其受传统观念影响颇深,对大数据技术往往存在排斥的心理,种种因素综合到一处则形成了档案管理人员综合素质低、工作能力不佳的现象。

  二、提升大数据时代档案管理工作效率的相关措施

  (一)改变管理理念。如今虽然档案管理工作在企业整体发展中占据着十分重要的地位,但依然存在部分企业领导不重视档案管理工作的现象,若要改变管理理念,企业领导必须给予此方面足够的重视,并对管理人员提出改变理念的要求,促使档案管理人员不断提升自我。另外,我国也应加强对大数据优势的宣传,使其深入各个企业、各个档案管理人员心中,为了能够有效促进档案管理工作质量的提升,企业领导可以引入市场管理机制,对表现优异的人员进行奖励,而对表现较差的人员进行适当惩罚,双管齐下才能达到最佳效果。

  (二)统一管理档案资源。如今大数据技术已经得到充分更新和完善,可以很好地完成统一管理资源的工作,但仅仅进行统一管理并不能充分保障档案管理工作的质量,还需要对其进行备份,实现备份后不仅更加利用统一管理,也能避免因各种原因引起的数据丢失现象。如今电子备份方式得到了广泛认可和应用,并且我国也在不断完善大数据产业园,并且为重要数据单位提供了便利,也许档案管理部门可以借鉴此思想和方式,将备份工作交由大数据产业园来负责,但开展此项工作的前提是能够有效保障数据的安全性。

  (三)提升档案数据安全性。通过分析大数据时代下的档案管理工作现状可以发现,虽然其能够有效节省人力、物力和时间,并且降低成本提升工作效率,但并不代表其不存在弊端,数据丢失是其最为常见的现象,并且其所带来的损失也不容小觑。如今各项档案数据均可以通过百度云、内存卡或邮箱等形式进行传输和保存,虽然方便快捷但却存在一定的风险,如在使用内存卡保存数据时,一旦出现内存卡损坏的现象则会造成数据无法完整读出的现象,或遭遇电脑病毒时也会导致数据被盗、被破坏等现象,因此今后档案管理人员应注重检测电脑状态,并对内存卡等其他保存工具进行实时检查等。

  (四)壮大并优化人才队伍。人才对于企业发展所能发挥的作用是任何高新科技都无法超越的,无论功能如何强大依然需要由人来开发和使用。因此在今后的工作中,各个企业应加强对档案管理人员的培训,不仅要注重培养其工作技能,也要对其开展思想工作,使其对工作更具责任心与热情。除此之外,各个企业也可以积极引进该行业的专业人才,注入新鲜血液以效促进企业内部良性竞争,同时也是优化人才队伍的重要手段之一,通过此种方式可以使新老员工进行充分交流,便于寻找到更为合适的档案管理方案。

  (五)积极开发大数据分析工具。如今企业之间协同发展已经成为当代社会中较为常见的现象,通过合作可以有效促进企业发展,并且能够起到扬长避短的效果,如今我国大数据开发公司的规模在不断扩大,该行业的应用范围也得到了充分拓展,因此各个企业今后可以加强与其的合作。如此一来则能够使档案分析人员有更多的用武之地,也不会再次出现档案管理人员由于不懂数据分析而导致档案管理工作开展缓慢的现象。

  (六)完善制度建设。所谓“没有规矩不成方圆”,各个企业应在档案管理部门内部建立起管理制度,同时建立其合理的信息准入制度。由于大数据所包含的信息往往较为复杂,具有很大的开放性,此种信息虽然具有实用性但同时也伴随着安全风险,若不对各种信息做出明确的准入标准,很容易导致有害信息入侵,从而造成不可挽回的后果。另外,对档案管理人员也要制定相应管理制度,除了企业常规制度外,可以积极借鉴市场机制的特点,市场机制不仅可以起到很好的激励作用,也能够实现对工作人员个人行为的约束。

  三、结语

  综上所述,档案管理工作开展质量如何越来越受到社会各界的关注,其直接关系到企业是否能够顺利开展相关工作,也关系到企业信息安全等方面内容。大数据时代悄然而至,虽然一定程度上带来了挑战,可同时也带来了更为广阔的发展空间,档案管理人员应紧跟时代发展步伐,充分研究大数据时代的特点,并制定出较为有效的档案管理模式,完善档案管理制度等。

  【参考文献】

  [1]洪亮.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].办公室业务,2016,05(05):79.

  [2]娄翠英.大数据时代背景下的高职院校档案信息资源建设与共享[J].才智,2016,21(04):37-38.

  [3]刘泓,刘冰欣.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].信息化建设,2016,05(02):277.

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